Arhivska knjiga
Centralno vođenje knjiga i stavki po firmi i poslovnoj godini.
Digitalna arhiva
eArhiv: arhivska knjiga, rokovi čuvanja i izveštaji na jednom mestu.
eArhiv je web rešenje za svakodnevno vođenje arhivske knjige, klasifikaciju dokumentarnog materijala i pripremu urednih izveštaja bez rasutih tabela i ručnog prepisivanja.
Web platformaPrilagodljivo rešenjePodrška iz Srbije
eArhiv / pregled sistema
EA
Dokumentacija pod kontrolom
01Arhivska knjiga
02Rokovi čuvanja
03PDF izvoz
04Kontrola pristupa
Zašto vam je potrebno
Uredna evidencija ne treba da zavisi od jedne Excel tabele.
Kada su knjige, kategorije i rokovi čuvanja razdvojeni po fajlovima, provera oduzima vreme i povećava rizik od greške. eArhiv uvodi jasan tok od unosa do pregleda i izvoza.
01Manje ručnog rada
02Brža priprema za proveru
03Jasan pregled rokova i statusa
Mogućnosti
Šta eArhiv donosi u svakodnevnom radu.
Svaka evidencija vodi se po firmi i poslovnoj godini, a kategorije i rokovi čuvanja definišu se jednom i važe za sve unose.
Kategorije i rokovi
Uređena klasifikacija dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja.
PDF i izveštaji
Priprema pregleda i dokumenata za internu kontrolu i dalju obradu.
Skenirana dokumenta
Povezivanje digitalnih priloga sa odgovarajućim evidencijama.
Uloge i pristup
Kontrolisan pristup podacima prema odgovornostima korisnika.
Rad za više firmi
Pregledno odvajanje podataka za organizacije koje vode više evidencija.
Uvođenje sistema
Od postojeće tabele do uredne arhivske knjige.
Postojeću evidenciju možemo uvesti, a kategorije i rokove čuvanja podesiti prema vašoj listi kategorija dokumentarnog materijala.
01Podesimo firmu i korisnike
02Uredimo kategorije i rokove
03Uvezemo ili unesemo evidenciju
04Dobijate preglede i izveštaje
Za koga je
Za sve koji vode arhivsku knjigu i ne žele da zavise od jedne tabele.
01Privatne firme↗
02Ustanove i organizacije↗
03Administrativni i arhivski timovi↗
Kako izgleda u praksi
Kako izgleda godišnji posao sa arhivskom knjigom u eArhivu.
Tri situacije koje svaka administracija prepoznaje, prikazane kroz tok u sistemu. Prikaz je ilustrativan, a demo prilagođavamo vašoj dokumentaciji.
eArhiv / radni prostor Sistem aktivan
Korak 01
Spremno za radUpis dokumentacije
Na kraju godine dokumentarni materijal upisuje se u arhivsku knjigu po kategorijama, umesto ručnog prepisivanja u tabelu.
UlazDokumentacija za prošlu godinu
ObradaUpis dokumentacije
RezultatUredan upis po kategorijama✓
Korak 02
Spremno za radRok čuvanja ističe
Sistem pokazuje koji materijal je ispunio rok čuvanja, pa priprema za izlučivanje ne počinje pretragom po fasciklama.
UlazKategorije sa rokovima
ObradaRok čuvanja ističe
RezultatPregled materijala za izlučivanje✓
Korak 03
Spremno za radPregled ili kontrola
Kada je potreban pregled arhivske knjige, PDF izveštaj priprema se iz istih podataka koji se vode tokom godine.
UlazZahtev za pregled
ObradaPregled ili kontrola
RezultatPDF izveštaj spreman za predaju✓
Demo sa vašim primerom
Pokažite nam svoju listu kategorija, a mi ćemo je prikazati u eArhivu.
- Broj firmi ili organizacija koje vodite
- Lista kategorija i rokova čuvanja
- Postojeća evidencija za uvoz
Česta pitanja
Pitanja o arhivskoj knjizi i eArhivu.
Odgovori na pitanja koja najčešće postavljaju računovođe, administratori i arhivski radnici.
Da li se eArhiv koristi kroz browser?+
Da. Sistem je dostupan kroz savremen web browser, bez instaliranja programa na svaki računar.
Možemo li voditi više firmi?+
Model rada može biti podešen za jednu ili više organizacija, u zavisnosti od paketa i načina korišćenja.
Da li postoje PDF izveštaji?+
Da. Sistem priprema preglede i izvoze koji olakšavaju internu kontrolu i dalju obradu dokumentacije.
Ko je dužan da vodi arhivsku knjigu?+
Obavezu vođenja arhivske knjige propisuje Zakon o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti za pravna lica i druge stvaraoce dokumentarnog materijala. Šta tačno važi za vašu organizaciju proverite sa nadležnim arhivom.
Mogu li računovođe da vode arhivsku knjigu za više klijenata?+
Da. Model rada za više firmi omogućava pregledno odvajanje evidencija svakog klijenta u istom nalogu.
Mogu li da uvezem postojeću evidenciju iz Excela?+
Postojeća evidencija može se uvesti ili uneti pri podešavanju, u zavisnosti od strukture tabele. Format proveravamo pre početka rada.
Sledeći korak
Zatražite demo ili ponudu
Opišite šta želite da unapredite. Javićemo se da dogovorimo prezentaciju i pripremimo odgovarajući predlog.
- Prezentacija prilagođena vašem načinu rada
- Odgovor bez obaveze kupovine
- Jasni naredni koraci i okvir ponude